Γιατί οι διαδικασίες;
Διατυπώνοντας την αποστολή της Clarity Solutions, αναφέρουμε σαν βασικό εργαλείο μέσω του οποίου μία εταιρία γίνεται πιο διαφανής, ευέλικτη και αποτελεσματική, τον ανασχεδιασμό και την ψηφιοποίηση των εταιρικών διαδικασιών.
Στο μυαλό όλων μας οι διαδικασίες συνδέονται με γραφειοκρατικές…διαδικασίες και όχι σαν κάτι το οποίο εξασφαλίζει ευελιξία, διαφάνεια και αποτελεσματικότητα. Για ποιους λόγους λοιπόν επιμένουμε ότι οι διαδικασίες είναι αυτές στις οποίες θα πρέπει να επικεντρωθεί ο ψηφιακός μετασχηματισμός όλων των οργανισμών;
Γιατί οι διαδικασίες είναι τόσο κρίσιμες;
Καταρχήν οι διαδικασίες είναι το μέρος εκείνο όπου τα πράγματα συμβαίνουν. Είτε τις έχετε ορίσει είτε όχι, κάθε τι στην εταιρία σας, συνειδητά ή ασυνείδητα γίνεται μέσω κάποιας διαδικασίας. Είναι βέβαιο ότι πολλές από αυτές δημιουργήθηκαν σε άλλες συγκυρίες της εταιρίας σας και υπακούν στις ανάγκες, τα μέσα και στις δομές που υπήρχαν τότε. Σπάνια όμως γυρνάμε να αναρωτηθούμε γιατί αυτό που κάναμε τότε, πρέπει να είναι το ίδιο με αυτό που κάνουμε και σήμερα. Σε όλες τις εταιρίες υπάρχουν σκοπιές σε παγκάκια και σας επιβαρύνουν κάθε μέρα.
Επίσης, σε πάρα πολλές μελέτες έχει διαπιστωθεί ότι η ασάφεια είναι ο νούμερο ένα παράγοντας ο οποίος σκοτώνει την δημιουργικότητα, σπαταλά ενέργεια και διαβρώνει τις σχέσεις μεταξύ των συναδέλφων. Οι διαδικασίες ενισχύουν την αποτελεσματικότητα γιατί ορίζουν βήματα και παραδοτέα. Όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν από ποιον και πότε, ποιος ή ποιοι είναι υπεύθυνοι για να πάρουν μία απόφαση. Έτσι μειώνονται οι προστριβές και ενισχύεται ένα θετικό κλίμα συνεργασίας.
Είδαμε ότι οι διαδικασίες ενισχύουν την αποτελεσματικότητα. Αλλά θα ρωτούσε κανείς, η ευελιξία δεν μειώνεται; Το αντίθετο. Ειδικά σε οργανισμούς πολλών ανθρώπων με πολυεπίπεδες δομές, οι διατμηματικές διαδικασίες είναι ο μόνος τρόπος για να ξεπεραστούν οι αγκυλώσεις που δημιουργούν αυτές οι δομές. Η διαδικασία είναι ο μόνος τρόπος για να εργαστούν μαζί αυτοί που πραγματικά χρειάζεται ώστε να γίνει μία δουλειά όσον το δυνατόν καλύτερα και γρηγορότερα. Άνθρωποι οι οποίοι θα ήταν εξαιρετικά χρονοβόρο να επικοινωνήσουν και να συνεργαστούν μέσω των επίσημων καναλιών των δομών τους, με ότι αυτό συνεπάγεται για την εταιρία και την εξυπηρέτηση του πελάτη.
Και η διαφάνεια πώς υπηρετείται; Η προσπάθεια ορισμού και ψηφιοποίησης των διαδικασιών θα αναδείξει όλα εκείνα τα σημεία στον οργανισμό σας που χρήζουν βελτίωσης. Όλες οι αδυναμίες και οι ελλείψεις θα αναδειχθούν, ότι δυσκολεύει τους ανθρώπους σας κάθε μέρα θα φανερωθεί και κάθε σκοτεινό σημείο θα έρθει στο φως. Αυτό είναι από μόνο του ανεκτίμητης αξίας, γιατί όταν τα προβλήματα γίνονται ορατά, τότε έχουμε την ευκαιρία να τα επιλύσουμε.
Φυσικά πάντα θα υπάρχουν απρόοπτα που δεν μπορούν να περιγραφούν από τις διαδικασίες. Αυτό όχι μόνο δεν είναι κακό, αλλά αντίθετα θα ήταν λάθος να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε όλες τις περιπτώσεις. Όταν κάτι είναι εκτός αυτού που περιγράψαμε, συναντώμαστε και συμφωνούμε πώς θα το αντιμετωπίσουμε.