Σκέψεις από την εμπειρία μας – Ροή πληροφορίας

Γράφει ο Αλέξανδρος Σάνδρος, Head of Management – Clarity Solutions

Στα μαθητικά μου χρόνια συμμετείχα στην ομάδα βόλεϋ του λυκείου μου, η οποία μάλιστα κατόρθωσε να διακριθεί σε πανελλήνιο επίπεδο. Προπονητής της ομάδας ήταν ο γυμναστής του σχολείου μας, ένας εξαιρετικός κύριος ο οποίος όμως δεν γνώριζε καθόλου το άθλημα. Έτσι, όταν στους αγώνες δεν πηγαίναμε καλά, καλούσε τάιμαουτ και μας έλεγε: «Παίξτε λίγο καλύτερα, ρε παιδιά!».

Το ίδιο μπορεί να συμβεί σε όλες τις ομάδες, όχι μόνο στον αθλητικό αλλά και στον επαγγελματικό στίβο, όταν συζητάμε τις αδυναμίες μας. Μαζευόμαστε και λέμε «να οργανωθούμε καλύτερα», «να επικοινωνούμε περισσότερο».

Όταν όμως τελειώσει η συνάντηση, υπάρχει το ίδιο πρόβλημα που είχαμε και εμείς όταν τελείωνε το τάιμαουτ μας. Αυτό που έχουμε πει είναι τόσο  γενικό και αόριστο, που κανείς δεν γνωρίζει τι ακριβώς εννοούμε, από πού πρέπει να αρχίσουμε και τι πρέπει να κάνουμε.

Η ροή της πληροφορίας είναι ο μίτος της Αριάδνης που ακολουθούμε στην Clarity όταν καλούμαστε να ανασχεδιάσουμε δομές και διαδικασίες με σκοπό «να οργανωθούμε καλύτερα» και να αυξήσουμε την αποτελεσματικότητα του οργανισμού μας.  

Η ροή της πληροφορίας για έναν οργανισμό είναι το ακριβές ανάλογο της κυκλοφορίας τους αίματος για έναν βιολογικό οργανισμό. Μεταφέρει πληροφορίες (θρεπτικά συστατικά) ώστε άλλα μέρη του οργανισμού να μπορούν να κάνουν την δουλειά τους. Όταν ένας βιολογικός οργανισμός πρέπει να αποδώσει περισσότερο, αμέσως ανεβάζει παλμούς και επιταχύνει την κυκλοφορία του αίματος. Έτσι και μία εταιρία όσο πιο γρήγορα κυκλοφορεί την πληροφορία, τόσο καλύτερα αποδίδει.

Ας κάνουμε ένα ακραίο θεωρητικό πείραμα: Τι θα συνέβαινε εάν σας απαγορευόταν να ανταλλάξετε πληροφορίες καθ’ οιονδήποτε τρόπο με ένα βασικό σας στέλεχος;

Όλος ο ανασχεδιασμός λοιπόν των δομών και των διαδικασιών μας, περιστρέφεται γύρω από την επιτάχυνση της ροής πληροφορίας. Τα σημεία εισόδου της πληροφορίας στην εταιρία μας, τα σημεία αποθήκευσης και επεξεργασίας είναι αυτά που μας καθοδηγούν στο τι είδους τμήματα και διαδικασίες θα δημιουργήσουμε, όπως και ποια κανάλια μεταφοράς και εργαλείων αποθήκευσης των πληροφοριών θα χρησιμοποιήσουμε.

Δυστυχώς, πολλές φορές λειτουργούμε αντίθετα και αποτυγχάνουμε. Έχουμε σαν δεδομένο τις δομές και τις διαδικασίες μας και επάνω τους προσθέτουμε νέα κανάλια ροής πληροφορίας, συνήθως ψηφιακά. Σπάνια όμως πετυχαίνουμε πολλά μιας και δεν έχει επέλθει ουσιαστικός μετασχηματισμός.

Ο σχεδιασμός της ροής πληροφορίας με στόχο την επιτάχυνση της, αποτελεί ένα αξιόπιστο πλαίσιο σκέψης μέσα στο οποίο σχεδιάζουμε και υλοποιούμε δομές και διαδικασίες. Αποτελεί δε μία αναγκαία, πλην όμως όχι ικανής, συνθήκης για την επίτευξη μιας διατηρήσιμης στο χρόνο αλλαγής.